Программа предоставляет возможность хранения файлов произвольного формата. В отличие от хранения файлов на дисках или в корпоративных программах документооборота, файлы связываются с данными программы. Так удобно хранить файлы, непосредственно связанные с данными. Объектами-хранителями файлов в программе могут быть различные списки, документы, бизнес-процессы и т.д. Работа с файлами, прикрепленными к объекту, осуществляется в списке Присоединенные файлы. Список можно открыть соответствующей командой на панели навигации документа или другого объекта программы. Существует также возможность хранить файлы без привязки к конкретному объекту в списке файлов.
Для работы с реквизитами файла (автор, название, описание и т.д.) используется карточка файла, а для работы с самим файлом - соответствующее приложение, установленное на компьютере. При редактировании файла его предыдущая версия автоматически сохраняется в информационной базе.
Для работы с файлами используйте команды, расположенные на командной панели или в меню Еще в списке файлов, в контекстном меню по правой кнопке мыши или карточке файла:
| Команда | Описание |
| Добавляет новый файл в программу. Возможные способы создания файла: из шаблона, из файла на диске, со сканера. | |
| Открывает файл внешним приложением для просмотра или редактирования, в зависимости от того, помечен ли файл как занятый текущим пользователем для редактирования. | |
| Помечает файл как занятый для редактирования и открывает его внешним приложением. | |
| Клавиша Enter (двойной щелчок мыши) | По умолчанию необходимо выбрать, как открыть файл - для просмотра или для редактирования. Действие настраивается в персональных настройках программы на закладке Работа с файлами. |
| Закончить | Обновляет файл в хранилище и снимает с него пометку занятости для редактирования. |
| Печать | С помощью кнопки можно распечатать файл. |
| Отправить | Можно отправить почтовое сообщение, выбранный файл при этом автоматически будет его приложением. |
| Сохраняет версию редактируемого файла в хранилище, но оставляет его занятым текущим пользователем для редактирования | |
| Помечает файл в хранилище как занятый текущим пользователем для редактирования, но не открывает внешнее приложение. Приступить непосредственно к редактированию можно будет позже. | |
| Снимает с файла пометку занятости для редактирования. | |
| Открыть карточку файла, в которой хранятся сведения о файле. | |
| Предпросмотр | Включите флажок, для того чтобы просмотреть изображение в списке файлов. |
| Сохраняет файл в указанный каталог на жестком или сетевом диске. | |
| Открыть каталог файла | Открыть папку в Проводнике Windows, в которой находится файл. |
| Обновляет файл в информационной базе выбранным файлом на жестком диске. При этом программа проверяет даты файлов, при попытке заменить файл старой версией выводится предупреждение, действие не выполняется. | |
| Показывать служебные файлы | Программа автоматически присоединяет к объектам служебные файлы. Обычно они скрываются. Включите флажок, для того чтобы видеть в списке эти файлы. |
| Создает электронную подпись для файла. Перед созданием электронной подписи программа предлагает выбрать сертификат электронной подписи из имеющихся на компьютере. Выбор сертификата можно сделать и во время персональных настроек программы. Подписанный файл становится недоступным для редактирования и отображается в списках со значком | |
| Добавить электронную подпись из файла | Добавляет выбранный файл подписи к подписям файла. Команду можно использовать, например, если подпись (файл подписи) была получена позже, чем подписанный файл. |
| Сохранить вместе с электронной подписью | Сохраняет файл в указанный каталог на жестком или сетевом диске, а также сохраняет подписи файла - все или выбранные, в зависимости от настройки действий При сохранении данных в файл вместе с электронной подписью (в персональных настройках программы, вкладка Дополнительно) Команду можно использовать, например, если необходимо передать подписанный файл другому лицу. |
| Шифрование файла. В отличие от подписания могут использоваться несколько сертификатов, например, если необходимо зашифровать файл для нескольких пользователей. Выберите нужные из списка с помощью флажков. Зашифрованный файл в списках отображается со значком | |
| Расшифровать | По команде происходит расшифровка файла. Для расшифровки нужно ввести пароль к закрытому ключу. |
Примечание: Если файл зашифрован, полнотекстовый поиск по его содержимому не работает.
Для добавления нового файла в программу: