Предназначен для очистки места на диске, занимаемого "ненужными" файлами (устаревшими, добавленными по ошибке), а также удаленными.

Программа позволяет сократить объем данных, занимаемый "ненужными" или удаленными файлами. 

Под ненужными понимаются файлы, потерявшие свою актуальность (например, по истечении определенного времени).

Удаленные файлы - это файлы, сведения о которых удалены из информационной базы, но данные файлов остались на диске. Посмотреть объем удаленных файлов можно только в разрезе конкретного тома, перейдя в его карточку. Из настройки очистки файлов нажать на ссылку Удаляемые файлы, дальше нажать на кнопку Проверить целостность.

В программе предусмотрен механизм, который позволяет настраивать правила удаления "ненужных" или удаленных файлов по свойствам самих файлов и свойствам, типам их владельцев, а также удалять эти файлы регламентным заданием.

Также предусмотрена возможность удаления устаревших версий файлов.

Открывается командой Настройка очистки файлов в разделе Администрирование - Настройки работы с файлами.

Например, можно настроить удаление вложений с низкой важностью для документа Электронное письмо входящее, созданных более года назад.

Настройка очистки

• Очистку можно производить как вручную, так и автоматически по расписанию. Можно задавать произвольные правила очистки файлов. Для настройки очистки "ненужных" файлов предусмотрено несколько кнопок.
• С помощью кнопки Настройка очистки можно Добавить или Удалить настройки, например, можно добавить настройки очистки файлов для новой папки файлов.
• С помощью соответствующей кнопки можно Установить действие программы с ненужными файлами:
  • Очистить файлы и версии;
  • Очистить файлы;
  • Очистить версии;
  • Не очищать.
• С помощью кнопки Установить период можно выбрать срок, начиная с которого файлы будут очищаться:
  • Старше месяца;
  • Старше шести месяцев;
  • Старше года.
• Имеется также возможность разработать свои правила очистки файлов. Для этого в колонке Период очистки выберите значение По правилу.
  • В колонке Правило становится доступной кнопка  Изменить. Нажав ее, можно задать более точное правило отбора "ненужных" файлов.
    • Например, для папки Счета можно настроить очистку файлов и их версий, которые были созданы до начала этого года.
    • В окне Настройка очистки файлов для соответствующего владельца введите новый отбор с помощью кнопки Добавить.
    • Если у объекта есть реквизит с типом Дата, в этом случае появляется возможность настройки правила очистки относительно этого реквизита. В этом случае по кнопке Добавить выберите команду Добавить условие по дате, введите дату для отбора.
  • После подтверждения выбора становится активной ссылка Изменить, с помощью которой можно менять введенные условия отбора.

Ссылки на отчеты по объему удаляемых и ненужных файлов

• В зависимости от варианта хранения файлов в нижнем углу таблицы настроек доступны ссылки:
• Удаляемые файлы - открывается список Тома хранения файлов для просмотра удаляемых файлов в томах. В томе можно нажать кнопку Проверить целостность. Посмотреть объем удаленных файлов можно только в разрезе конкретного тома.
• Ненужные файлы - с помощью ссылки можно сформировать отчет Объем ненужных файлов.

Очистка файлов вручную

• С помощью кнопки Очистить можно в любой момент времени вручную удалить "ненужные" файлы с учетом настроенных правил очистки.

Настройка автоматической очистки файлов

• С помощью ссылки в нижней части окна можно Автоматически очищать ненужные файлы по расписанию - с помощью регламентного задания.
• Выбор настроек зависит от варианта хранения файлов:
• При хранении файлов только в информационной базе с помощью переключателя можно выбрать:
• Не очищать;
• Очищать ненужные.
• При хранении файлов в томах можно выбрать:
• Не очищать;
• Очищать удаленные;
• Очищать удаленные и ненужные.
• После выбора варианта становится активной ссылка Настроить расписание. Настройте расписание регламентного задания.